Trabajar en la “nube” puede proporcionar a la Iglesia un importante plus de productividad. El “cloud computing” permite que los usuarios se comuniquen con mayor eficacia, compartan sus conocimientos, se organicen de forma óptima y almacenen y encuentren la información con gran rapidez.
Hoy la Iglesia, los colegios, las delegaciones, las congregaciones, los archivos etc… tienen a su disposición desde servicios de infraestructura TI completos, como Google Apps o Microsoft 365, hasta aplicaciones como Dropbox que apuestan por la interactividad y, sobre todo, por el trabajo y la información compartidos, como principio de eficiencia.
Incorporar el trabajo en la “nube” puede suponer importantes ahorros, al sustituir costes elevados de infraestructura (por ejemplo, instalación y mantenimiento de hardware, adquisición de software y sus actualizaciones, técnicos, etc.), por los costes variables resultantes de subscribirse a un proveedor de servicios del llamado cloud computing.
A continuación, os presento algunas de las herramientas más útiles:
1.- Google Apps. La versatilidad de Google Apps permite a las empresas y particulares la comunicación, organización y colaboración entre los usuarios desde cualquier lugar o dispositivo conectado a internet. En una única interfaz es posible comunicarse de manera sencilla con los demás miembros, a través del correo electrónico, la mensajería, o una llamada telefónica o videoconferencia.
Google Calendar posibilita que los compañeros de trabajo compartan sus agendas y vean las de los demás, facilitando la planificación y organización de tareas o reuniones.
Google Docs, la herramienta más popular entre estas apps, es un paquete de ofimática en el que los usuarios crean y elaboran trabajos conjuntos y, si lo desean, de forma simultánea. La información está accesible en todo momento y guardada con copia de seguridad en la “nube”. Es compatible con todos los sistemas operativos (PC, Mac y Linux) y formatos (doc, xls, ppt y pdf).
Además, a través de Google Market Place es posible incorporar aplicaciones muy útiles que se integran en la cuenta de Google Apps, como traductores, herramientas de contabilidad y finanzas, gestores de clientes, proyectos y documentos, etc.
2.- Microsoft office 365 (Onedrive). Es la herramienta de colaboración y productividad más reconocida en todos los ámbitos. La gran mayoría de las diócesis en España lo usamos con una cuenta “nonprofit” de Office 365.
Dispone también de correo electrónico, calendario y contactos, etc., gestionados desde Microsoft Exchange Online. Para el trabajo en equipo cuenta con las versiones en línea de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote).
Para comunicarse, se cuenta con Microsoft Teams, que dispone de mensajería instantánea, llamadas, videollamadas o conferencias. Mientras que Microsoft SharePoint Online funciona como centro para compartir documentos e información entre compañeros de trabajo y más miembros de nuestro entorno de trabajo, así como para colaborar en los proyectos y propuestas en tiempo real.
3.- Dropbox. Es una aplicación en la que el usuario, tras crear una cuenta, sube archivos a una ‘caja’ virtual a la cual puede acceder después, desde cualquier dispositivo conectado a internet. Además tiene la posibilidad de compartirlos con otros, prescindiendo de memorias externas.
Para las empresas existe una versión premium de 1 Tb de memoria. A pesar del precio, las necesidades actuales de trabajo (movilidad, uso de diferentes dispositivos, etc.) convierten a Dropbox en una herramienta de gran utilidad.
4.- Icloud de Apple. ICloud es el servicio de almacenamiento en la nube de Apple, que mantiene las fotos, archivos, notas y otros contenidos siempre actualizados y disponibles en cualquier momento y lugar. Podríamos decir, por tanto, que es el equivalente a Google Drive (con plan gratuito y opciones de pago incluidas) pero, a diferencia de éste, no dispone de app para Android.
Por fortuna, desde hace unos meses, el servicio web iCloud.com ya tiene soporte para teléfonos y tablets con el sistema operativo de Google, de manera que ya podemos acceder a nuestros archivos desde un ordenador o un dispositivo iOS y Android.
Este espectacular servicio de Apple se ha convertido en los últimos años en una de las principales razones por las que muchos prefieren comprar un iPhone, iPad o Mac. Nos ofrece un servicio bastante completo que permite hacer muchas cosas y disfrutar al máximo de tus dispositivos. Además, es bastante práctico, para la vida personal o profesional, por lo que aprender a utilizarlo puede incluso ayudarte en tus tareas diarias, para optimizar muchas de las tareas que realizas y tener una mayor productividad.
